Hoe nuttig is dit beleid?
Net als de bescherming van onze medewerkers is de vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens van sollicitanten binnen Vygon SAS en haar dochterondernemingen een prioriteit.
Het privacybeleid is een duidelijke demonstratie van onze wens om te voldoen aan de geldende regels voor gegevensbescherming en in het bijzonder die van de General Data Protection Regulation (“GDPR”).
Dit beleid is alleen van toepassing op de verwerking die wij zelf uitvoeren en niet op de verwerking die mogelijk wordt uitgevoerd door externe recruiters of recruitmentsites.
Als u meer informatie wilt over de verwerking door externe recruiters of recruitmentsites, neem dan rechtstreeks contact met hen op.
Voor wie is dit beleid bedoeld?
Het vertrouwelijkheidsbeleid is van toepassing op u als kandidaat, tijdens het wervingsproces (bijv. sollicitatie naar een vacature, open sollicitatie, etc.) ongeacht de duur of de aard van het voorgestelde contract.
Waarom verwerken we uw gegevens en op welke basis?
Als rekruteerder zijn we verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken met het oog op het beheer van de rekrutering (bv. het verwerken van uw cv, motivatiebrief, sollicitatiegesprekken, het beoordelen van uw geschiktheid voor de aangeboden functie, het meten van uw professionele vaardigheden) en het opbouwen van een cv-bibliotheek.
De verwerking vindt plaats op basis van de gesprekken die wij met u voeren tijdens het wervingsproces en ons legitieme belang bij het werven en selecteren van geschikte kandidaten voor elke functie.
Wij verbinden ons ertoe om uw gegevens alleen te verwerken voor de doeleinden en op de gronden zoals hierboven uiteengezet.
Welke gegevens verwerken wij en hoe lang?
Hieronder hebben we de categorieën persoonsgegevens samengevat die we rechtstreeks van u verzamelen, samen met hun respectievelijke bewaartermijnen.
Persoonlijke en professionele identificatiegegevens en contactgegevens (bijv. achternaam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, land van verblijf) die worden bewaard voor de duur van het wervingsproces.
Gegevens met betrekking tot het persoonlijke en professionele leven (bijv. opleiding, behaalde kwalificaties, werkervaring, rijbewijs als de functie het besturen van een voertuig vereist, werkvergunning indien nodig) gedurende het wervingsproces.
Economische en financiële gegevens (bijv. salarissen, bonussen, etc.) gedurende het wervingsproces.
Meer in het algemeen bewaren we uw CV maximaal 2 jaar nadat u hebt gesolliciteerd, tenzij u ons anders instrueert op gdpr@vygon.com.
Wanneer de bovenstaande bewaartermijnen aflopen, sturen we u een e-mail waarin we uw toestemming vragen om de bewaartermijn met nog eens 2 jaar te verlengen. Als u weigert, verwijderen we al uw persoonlijke gegevens om uw vertrouwelijkheid voor de komende jaren te garanderen.
De verwijdering van je persoonlijke gegevens is onomkeerbaar en na deze periode kunnen we niet meer met je communiceren.
Als u echter wordt aangeworven, worden de gegevens die tijdens het aanwervingsproces zijn verzameld automatisch overgedragen naar uw persoonlijke dossier en worden ze onderworpen aan het beleid inzake vertrouwelijkheid van werknemersgegevens.
Daarnaast zijn we in het geval van een geschil ook verplicht om alle gegevens over jou te bewaren voor de duur van de zaak, zelfs na het verstrijken van de hierboven beschreven bewaartermijnen.
Welke rechten hebt u om het gebruik van uw gegevens te controleren?
De toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming geeft u specifieke rechten die u te allen tijde en kosteloos kunt uitoefenen om het gebruik dat wij van uw gegevens maken te controleren.
Het recht op toegang tot en een kopie van uw persoonlijke gegevens, mits dit verzoek niet in strijd is met het bedrijfsgeheim, de vertrouwelijkheid of het briefgeheim.
Het recht op rectificatie van persoonsgegevens die onjuist, verouderd of onvolledig zijn.
Het recht om te verzoeken om het wissen (“recht om vergeten te worden”) van uw persoonlijke gegevens die niet essentieel zijn voor de goede werking van onze diensten.
Het recht om uw persoonsgegevens te beperken, waarmee u het gebruik van uw gegevens kunt fotograferen in geval van een geschil over de rechtmatigheid van een verwerking.
Het recht om instructies te geven over wat er met uw gegevens moet gebeuren in het geval van uw overlijden, hetzij via u of via een vertrouwde derde of begunstigde.
Een verzoek wordt alleen in behandeling genomen als het rechtstreeks door u naar gdpr@vygon.com wordt gestuurd. Verzoeken die niet op deze manier worden ingediend, kunnen niet worden verwerkt.
Verzoeken mogen niet worden ingediend door iemand anders dan u, en we kunnen u vragen om een identiteitsbewijs als er twijfel bestaat over de identiteit van de persoon die het verzoek indient.
Houd er rekening mee dat we altijd kunnen weigeren om in te gaan op een buitensporig of ongegrond verzoek, vooral als het verzoek zich herhaalt.
Wie heeft toegang tot uw gegevens?
We delen uw gegevens alleen met mensen die gemachtigd zijn om ze te gebruiken om u onze diensten aan te bieden. Dit zijn voornamelijk onze HR-medewerkers en het team dat een kandidaat wil werven.
Hoe beschermen we uw gegevens?
Wij implementeren alle technische en organisatorische middelen die nodig zijn om de veiligheid van uw gegevens van dag tot dag te garanderen en in het bijzonder om elk risico van ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking van uw gegevens tegen te gaan (bijv. beveiligde toegang, antivirus, enz.).
Kunnen uw gegevens buiten de Europese Unie worden overgedragen?
In het kader van uw taken en voor personeelsbeheer kunnen we sommige van uw gegevens doorgeven aan onze dochterondernemingen buiten de Europese Unie.
Vanzelfsprekend verzekeren wij u dat wij alle passende en wettelijke garanties bieden die nodig zijn om de vertrouwelijkheid en bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen gedurende de verwerkingsactiviteiten die de overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Unie vereisen.
Met wie kunt u contact opnemen voor meer informatie?
Onze functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”) is altijd beschikbaar om in meer detail uit te leggen hoe we cookies gebruiken en om uw vragen over persoonsgegevens te beantwoorden op gdpr@vygon.com.
Hoe kunt u contact opnemen met de CNIL?
U kunt te allen tijde contact opnemen met de Franse toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (de “Commission nationale de l'informatique et des libertés” of “CNIL”) op het volgende adres: CNIL Complaints Department, 3 place de Fontenoy - TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 of per telefoon op +331.53.73.22.22.
Kan het beleid worden gewijzigd?
We kunnen ons privacybeleid te allen tijde wijzigen om het aan te passen aan nieuwe wettelijke vereisten en aan nieuwe verwerkingsactiviteiten die we in de toekomst kunnen implementeren. U wordt uiteraard op de hoogte gebracht van wijzigingen in dit beleid.
